Wozu ein Redaktionssystem?
Immer knapper werdende Ressourcen, engere Zeitpläne und steigende Übersetzungsvolumina erhöhen die Anforderungen an die Technische Redaktion. Eine mögliche Antwort auf den steigenden Druck bei der Erstellung von Betriebsanleitungen, Software-Handbüchern und anderen Dokumenten ist eine Optimierung der Erstellungsprozesse. Dabei kann durch die Einführung eines Redaktionssystems ein hoher Automatisierungsgrad erreicht werden. Ziel dabei ist es, die Energie der Mitarbeiter auf die Erstellung der Inhalte zu fokussieren und das Generieren kundenspezifischer Dokumente, Layoutarbeit und Übersetzungsmanagement dem Computer zu überlassen. Auch die Wiederverwendung von Textbausteinen (Modulen) ist ein wesentlicher Faktor bei der Verkürzung der Erstellungszeit und der Reduzierung des Übersetzungsaufwandes.
Verwaltung von Modulen und Grafiken
Das Erstellen und Verwalten von Modulen ist eine der Kernaufgaben jedes Redaktionssystems. Mit dem integrierten XMetaL-Editor sind Sie in der Lage, Module schnell und komfortabel zu editieren. Über die Ordnerstruktur des CMS-Navigators können Sie die erstellten Module leicht wiederfinden. Zusätzlich ist natürlich auch die Suche nach Metadaten möglich. Mit den dynamischen Ordnern können Sie komplexe Suchabfragen sogar abspeichern.
 CMS-Navigator und XMetaL-Editor arbeiten Hand in Hand. |
Zusammenstellen von Dokumenten und Wiederverwenden von Modulen
Sie können Module verwenden, indem Sie sie in andere Module oder in Dokumente als Referenz einfügen. Das geht einfach per Drag and Drop. Genauso einfach fügen Sie auch Grafiken in Ihre Module ein. Grafiken werden übrigens auch als Objekte in der Datenbank gespeichert. Zahlreiche Unterstützungsfunktionen, wie z. B. der Verwendungsnachweis oder die Gliederungsansicht, helfen Ihnen, den Überblick zu behalten.
 Modularisierungskonzept |
Querverweise
Querverweise in einer modularen Redaktionsumgebung zu setzen, ist nicht ganz einfach. Das Problem ist, dass Sie bei der Mehrfachverwendung von Modulen nicht wissen, ob das Querverweisziel in allen Publikationen, in denen das Modul verwendet wird, auch wirklich da ist. Deshalb unterscheidet COSIMA zwei Typen von Querverweisen:
- „nice to have“-Querverweise werden einfach ausgeblendet, wenn das Ziel in der Publikation nicht vorhanden ist
- „must have“-Querverweise erzeugen einen Fehler bei der Generierung des Formats. Dieser Fehler muss vom Redakteur erst behoben werden, bevor das Format generiert werden kann
 So verhalten sich Querverweise in COSIMA |
Gültigkeiten
Produktvarianten unterscheiden sich manchmal nur durch Kleinigkeiten. Damit Sie nicht für jede Variante ein eigenes Modul erstellen müssen, gibt es in COSIMA die Funktion der Gültigkeiten. Im Gültigkeiten-Hierarchie-Editor können Sie Ihre Variantenstruktur abbilden. Anschließend können Sie einzelnen Textpassagen innerhalb eines Moduls Varianten zuweisen. Beim Generieren des Dokumentes können Sie dann entscheiden, welche Variante produziert werden soll.
Workflow und Versionierung
COSIMA bietet zahlreiche Funktionen, Arbeitsabläufe zu unterstützen. So kann z. B. ein bestimmter Mitarbeiter automatisch die zu lektorierenden Dokumente in einem dynamischen Ordner angezeigt bekommen. Ist ein Modul oder Dokument fertig gestellt, kann es nicht mehr verändert werden. Bei Neuerungen können Sie jedoch eine neue Version anlegen. Bei bestehenden Dokumenten können Sie prüfen, ob diese veralteten Versionen der Module enthalten.
 Die Statusübergänge von COSIMA go! |
ReviewClient und Kommentarservice
Den ReviewClient können Sie als Webseite starten und ohne weitere Software nutzen. Er dient dazu, dass Kollegen oder Externe Anleitungen aus COSIMA öffnen und mit Kommentaren versehen können. Die Kommentare können Sie sich als Redakteur anzeigen lassen. Vom Kommentar können Sie direkt in das kommentierte Modul springen und dieses bearbeiten.
COSIMA Systemarchitektur
COSIMA ist in Form einer Mehrschichtenarchitektur auf Basis des J2EE Standards implementiert. Die strikte Orientierung an diesem Standard und die konsequente Nutzung der Programmiersprache Java ermöglichen den Einsatz von COSIMA auf unterschiedlichen Server-Plattformen, z. B.:
- Microsoft Windows (NT, 2000, XP)
- Sun Solaris
- IBM AIX
- Linux
Die Speicherung aller Nutzungs- und Verwaltungsdaten erfolgt in einer relationalen
Datenbank, z. B.:
- Microsoft SQL-Server
- Oracle
- IBM DB2
Die Multiplattform-Fähigkeit und der Einsatz moderner Applikationsserver ermöglichen die Skalierung des COSIMA-Systems von einer Einzelplatzlösung bis zu einem Enterprise System mit mehreren hundert Systemnutzern.
Der Funktionsumfang von COSIMA lässt sich über leistungsfähige Schnittstellen (APIs) leicht erweitern. Es besteht außerdem die Möglichkeit, bestimmte Prozessschritte zu automatisieren.
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